GDPR

Vi sletter på generell basis data som vi ikke lenger har bruk for etter 3 år. Sletting blir gjort på ulik måte avhengig av hvilken type data det er snakk om. Under følger en oppsummering av når vi sletter hvilken type data, og hvilke krav som gjelder for sletting:

Varsler

Vi sletter epost- og SMS-varsler 3 år etter siste gang de ble forsøkt sendt.

Signeringsoppdrag

Vi sletter signeringsoppdrag 3 år etter at arkivbehov opphører. Det betyr at hvis en avsender oppretter et oppdrag i dag, så vil det ta 40 dager (eller 50 år hvis avsender bruker langtidsarkiv) før selve dokumentet blir slettet. 3 år etter dette sletter vi oppdraget med tilhørende data. Tilhørende data er jobb-events, kø for jobbendringer, informasjon om videresending til postkassen, varsler, undertegnere og selve oppdraget.

Tilgjengelighet for undertegner

Oppdraget er tilgjengelig for undertegner i 24 timer etter signering. Grunnen til at det ikke er 40 dager eller 50 år er fordi vi ikke skal måtte innhente godkjente villkår fra undertegner - dette vil komplisere signeringsflyten. Ved å ha mulighet til å hente det inn i noe tid etter signering så gir vi de som ikke skjønte at de måtte laste det ned en sjanse til å prøve igjen.

Brukere

Brukere kan deaktiveres fra web i avsenderportalen, av kontoforvaltere i den aktuelle virksomheten, eller av Posten og Difi gjennom administrasjonsportalen. En deaktivert bruker vil anonymiseres og slettes etter følgende regler:

  • Anonymisering: En bruker anonymiseres 3 år etter at hun ble deaktivert.
  • Sletting: En bruker slettes 3 år etter at hun ble deaktivert hvis hun ikke har noe tilknytning til noe signeringsoppdrag. En slik tilknytning vil være at hun f.eks. har endret signeringsfristen på et oppdrag eller at hun selv har opprettet oppdraget.

Merk at disse hendelsene skjer på samme tidspunkt, men at de har forskjellige krav som må oppfylles. Dette betyr at oppgavene kan kjøre uavhengig av hverandre dersom behovene skulle endre seg på sikt.

Virksomheter

  • Deaktivering: En virksomhet kan deaktiveres med umiddelbar virkning. Etter deaktivering, beholder vi dataene i 3 måneder.
  • Sletting: Sletting av virksomheten skjer etter at en virksomhet har vært deaktivert i 3 måneder. Da slettes alle data som er knyttet til virksomheten.